Obsługa finansowo-księgowa firmy. Ile to kosztuje?

Ile to kosztuje? Decydując się na zatrudnienie księgowego, musimy liczyć się z wydatkami na poziomie 4 500 zł brutto miesięcznie – taka jest średnia płaca księgowego w Polsce. Współpracując z biurem rachunkowym, średni koszt obsługi księgowej firmy będzie się wahał od 200 do nawet 400 zł netto miesięcznie. Księgowość w firmie można również rozliczać samodzielnie za pomocą oprogramowania finansowo-księgowego, co kosztuje od  20 zł netto miesięcznie.

Zobacz: Sklep internetowy. Jak go założyć?

Zatrudnienie księgowego na stałe to bardzo wygodna sytuacja. Szef nie musi wówczas zajmować się żadnymi czynnościami związanymi z księgowaniem operacji finansowych firmy, rozliczeniami z ZUS i Urzędem Skarbowym.

Samodzielna osoba na stanowisku księgowego wykona wszystkie te czynności – od momentu wpłynięcia dokumentów, do sporządzenia na ich podstawie rocznego sprawozdania finansowego. Obliczy należne podatki, składki, wynagrodzenia, będzie pilnować terminów płatności, dokona i przyjmie przelewy, a później wszystko odpowiednio zaewidencjonuje.

Księgowy to jednak dodatkowy pracownik, któremu trzeba zapłacić wynagrodzenie. O ile duże firmy poradzą sobie z takim kosztem, dla lokalnych przedsiębiorstw może to być zbyt przytłaczający wydatek.

Zobacz: Wirtualne biuro. Co to jest?

Jeśli biznes jest mały, faktur nie wystawia się zbyt dużo – zatrudnienie dodatkowej osoby, dedykowanej wyłącznie do obsługi księgowej, może być zbyt dużym obciążeniem finansowym. Ten wariant mogą zatem rozważyć duże firmy, ale małe i średnie przedsiębiorstwa powinny raczej poszukać alternatywnej opcji.

Drugą możliwością zmniejszenia wydatków jest outsourcing usług finansowo-księgowych. Takie zadanie można powierzyć specjalistom z biura rachunkowego, czyli jednostce prawnej, działającej w oparciu o ustawę o rachunkowości oraz przepisy księgowe.

Do kluczowych zadań biur rachunkowych należy prowadzenie w imieniu klientów pełnej dokumentacji księgowo-rachunkowej m.in. księgi przychodów i rozchodów czy księgi handlowej, ksiąg z wynagrodzeniami dla pracowników, a także prowadzenie rozliczeń podatkowych (PIT, CIT, VAT).

Aby biuro rachunkowe mogło świadczyć usługi, zgodnie z ustawą o rachunkowości, musi posiadać licencję wydaną przez Ministra Finansów. Korzystając z usług biura rachunkowego, zyskujemy zatem profesjonalną obsługę i doradztwo zawsze wtedy, kiedy pojawia się taka konieczność.

Każdy właściciel firmy musi się jednak liczyć z pewnymi mankamentami tego rozwiązania. Po pierwsze, biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności prawnej za swoje działania. Jeśli zatem do rozliczeń wkradnie się błąd lub spóźnimy się z wykonaniem określonych ustawowo formalności – wówczas to właściciel firmy ponosi odpowiedzialność za nienależyte dopełnienie zobowiązań.

Współpraca z biurem rachunkowym jest mniej obciążająca finansowo niż zatrudnienie księgowego - to kilkuset złotych w skali miesiąca.

Przykładowo, średnie wynagrodzenie biura rachunkowego za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów firmy, wystawiającej kilkanaście faktur miesięcznie, będącej płatnikiem VAT, wynosi 200 zł netto miesięcznie. Jeśli jednak firma jest większa i prowadzi księgę handlową, wówczas musi się liczyć z kosztem znacznie przekraczającym 400 zł netto .

Kolejną metodą na zminimalizowanie wydatków na obsługę finansowo-księgową jest zdecydowanie się na samodzielne prowadzenie księgowości przy pomocy programów komputerowych.

Prowadzenie rozliczeń księgowo-finansowych, zarządzanie personelem i logistyką, a także nadzorowanie magazynu i sprzedaży jest możliwe za pomocą programów komputerowych dostępnych w modelu SaaS (Software as a Service).

Dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii i cloud computingu powstały programy, które znacznie usprawniają obieg dokumentów elektronicznych z urzędami oraz partnerami biznesowymi.

– Za pośrednictwem oferownych przez nas systemów do wystawienia faktury, zarejestrowania nowych transakcji, a nawet wygenerowania raportów, wystarczy komputer z dostępem do Internetu. W niedalekiej perspektywie, wszystkie te funkcjonalności będą dostępne również z poziomu urządzeń mobilnych takich jak tablet czy smartfon – zapowiada Robert Tomaszewski, dyrektor generalny Pionu SMB Sygnity SA, jednej z firm informatycznych w Polsce, produkującej oprogramowanie finansowo-księgowe.

Jego zdaniem są to rozwiązania, których nie powinien się obawiać żaden przedsiębiorca, nawet jeśli nie posiada specjalistycznego wykształcenia z zakresu księgowości i rachunkowości.

Programy finansowo-księgowe działające w modelu abonamentowym aktualizowane są automatycznie, dzięki czemu przedsiębiorcy nie muszą we własnym zakresie monitorować zmian ustawodawczych.

Ponadto, model usługowy daje wymierne korzyści finansowe, umożliwiając korzystanie z zaawansowanego oprogramowania, bez konieczności inwestycji w kosztowną infrastrukturę. Aby samodzielnie prowadzić księgowość w firmie wystarczy  opłata abonamentowa - od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.