Opanuj chaos

Uporządkowana przestrzeń to nie tylko niezbędny element dobrej organizacji pracy, ale także oznaka profesjonalizmu. Biuro to wizytówka firmy. "Jak cię widzą, tak cię piszą" - mówi stare polskie przysłowie. I jest w nim wiele prawdy.

W globalnych badaniach dotyczących zwyczajów i zachowań biurowych w nowym tysiącleciu Work Habits of the New Millenium - Global Office Research ponad połowa (dokładnie 60 procent) respondentów twierdzi, że zorganizowanie to cecha, której się można nauczyć.

Również ponad połowa (58 procent) respondentów uważa, iż powinni poprawić swoje umiejętności organizacyjne. Ponad 40 procent pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

Porażające liczby

Porażające liczby

Według badań firm zachodnich przeciętny pracownik biurowy:
- spędza 6 tygodni rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów,
- tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,
- gubi 1 na 20 dokumentów,
- używa jednego zszywacza raz na 5 lat,
- używa jednej półki na biurko/kuwety na dokumenty raz na 5 lat,
- używa jednego kosza na śmieci raz na 5 lat,
- używa jednego dziurkacza raz na 5 lat,
- używa jedynie 200 koszulek rocznie.

Na wszystkich biurkach znajdują się mniejsze lub większe sterty dokumentów. Najnowsze badania dowodzą, iż 48 procent z nas gromadzi stosy papierów, a podstawową zasadą zarządzania "stertą" jest jej ciągłe przeszukiwanie.

Istnieją metody i techniki lepszej organizacji, zarówno przestrzeni własnego biurka, jak i całego biura. Ta umiejętność to nie tylko oszczędność czasu, lecz również pieniędzy. Przeciętnie tracimy około godziny dziennie szukając rozmaitych rzeczy w biurze.

Łatwo zatem wyliczyć jaki jest przeciętny miesięczny koszt bałaganiarstwa.
Eksperci firmy Esselte podają kilka prostych rad, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i wskazują narzędzia, które pomogą zapanować nad chaosem na biurku.

ZNAJDZIESZ - NIE ZGUB
Zasada pierwsza i najważniejsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów, będzie za późno.

Połóż go tak, by był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku bądź w zawieszanych teczkach.
WYBIERZ DOBRY SYSTEM
Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Dotychczas najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak nie zawsze działa. Dlaczego?

Dziurkowanie każdego dokumentu bądź wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest czasochłonne.

Wydaje się, że wygodniejsze do przechowywania dokumentów podręcznych są inne systemy, takie jak otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. Segregatory są idealnym miejscem dla dokumentów.

Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
COMIESIĘCZNY PRZEGLĄD
Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, lecz potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć.

Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.