Przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja. Zmiany już wkrótce. Resort finansów wskazuje największe wyzwania, które stoją przed firmami

KseF, czyli Krajowy System e-Faktur to narzędzie, przy pomocy którego polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur od 1 lipca 2024 r. Dostęp centralnej bazy dokumentów jakim jest KSeF, pozwoli na wystawianie, udostępnianie oraz przesyłanie faktur między partnerami biznesowymi. Jednak aby fakturamogła trafić do takiej bazy, będzie musiała mieć określoną strukturę.

– Krajowy System e-faktur w 2022 roku wdrożony został w formie fakultatywnej. Przedsiębiorcy mają możliwość zapoznania się z tym systemem – tłumaczy w rozmowie ze Strefą Biznesu Krzysztof Rogowski, Kierownik Projektu Krajowego systemu e-Faktur, Ministerstwo Finansów. – Natomiast od lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do stosowania faktur ustrukturyzowanych, a od stycznia 2025 roku pozostali podatnicy, czyli podatnicy zwolnienie z VAT-u również zostaną włączeni do tego systemu – dodaje.

– Przedsiębiorcy wiedzą, że to będzie wielka rewolucja, nie tylko w obszarze księgowym ale również w obszarze całego biznesu – dodaje w rozmowie z nami Anita Gołębiewska, Dyrektor Zarządzająca Ogólnopolską Siecią Biur Rachunkowych (OSCBR).

Rogowski podaje, że jeżeli chodzi o wykorzystanie KseF, to tysiące firm już wystawia tam faktury. – Mówimy tutaj o środowisku produkcyjnym. Niemniej jednak duża część przedsiębiorców czekała na opublikowanie drugiej wersji struktury, która weszła w życie od 1 września br., aby zintegrować się z tym systemem, tak aby dokonać tych zmian zgodnie z obowiązującą strukturą, która została wdrożona wcześniej, aby przedsiębiorcy moment przełączenia na wersję obowiązkową było dla nich jak najmniej uciążliwe – mówi.

Zdaniem przedstawiciela resortu finansów największym wyzwaniem dla przedsiębiorców będzie dostosowanie się do procesów wymagających włączenia KseF w procesy, które już funkcjonują w przedsiębiorstwie. – Największym wyzwaniem będzie analiza procesów biznesowych, które występują w przedsiębiorstwie, żeby dostosować e-fakturowanie właśnie do tych procesów – dodaje.

Natomiast jak podaje ekspertka, część przedsiębiorców w dalszym ciągu korzysta z druczków papierowych, co jak tłumaczy, może oznaczać dla nich „zupełnie inny, cyfrowy świat”. – Z kolei księgowi obawiają się, że ich klienci nie sprostają tym wymogom technologicznym – przyznaje.

– Każdy przedsiębiorca może się do nas zgłosić, pokażemy jaką technologię używać oraz jakie procesy w swoim biznesie należy zmienić, ponieważ cały projekt wpłynie na zmianę umów z kontrahentami, kwestie związane z upoważnieniami dla pracowników – wymienia i dodaje, że obecnie nie jest tak, że dowolna osoba będzie mogła wystawić fakturę, tylko osoba upoważniona, która będzie mogła wysłać ten dokument na platformę w Ministerstwie Finansów – dodaje Gołębiewska.

Ekspertka zwraca uwagę, że taka osoba będzie weryfikowana, a jeśli nie złożymy odpowiedniego podania o upełnoprawnienia, to taki dokument nie zostanie wysłany. – Jeżeli nie będzie wysłanym, to będzie znaczyło, że nie dopełniliśmy wymogów, więc bardzo dużo zmian czeka przedsiębiorców – podkreśla.

Ponadto przyznaje, że docelowo wprowadzenie tego systemu ma „ułatwić życie” przedsiębiorcom. – Patrząc na to, jak korzystamy z kont bankowych, mamy wszystkie dane, które możemy przeglądać, filtrować to na pewno ułatwi – dodaje. Jednocześnie podkreśla, że ten czas wdrożenia będzie wyzwaniem.

– Duże firmy już zaczynają wprowadzać zmiany, ponieważ dotyczą one systemów, procesów organizacyjnych, umów z kontrahentami – mówi. – Dla małych przedsiębiorców trzeba liczyć około 3 miesiące na wdrożenie, a dla dużych firm może to być nawet pół roku – podsumowuje ekspertka.

Dokument dostarczany do KseF najpierw zostanie sprawdzony pod względem poprawności. Weryfikacja obejmie m.in. datę i godzinę ich wystawienia oraz strukturę logiczną. Obowiązkowym formatem będzie .xml zgodnie ze wzorem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów.

Nałożeniem kary finansowej może skutkować również przekroczenie terminu dostarczenia faktur do KseF. Dotyczy to także przypadku, gdy za to odpowiada zewnętrzna firma IT.

Mandat od naczelnika urzędu skarbowego może grozić również za wystawienie faktury poza systemem elektronicznym. Wyjątkiem będą dwie sytuacje:

• awaria KseF,
• awaria systemu podatnika.

W tych przypadkach firmy mogą wystawić dokument w inny sposób, ale po naprawieniu systemu taka faktura musi i tak zostać przekazana do KSeF.

– Planujemy aby przez pierwsze pół roku, czyli do 2025 roku na pewno nie nakładać żadnych kar, które są przewidziane w ustawie – zapowiedział w rozmowie z nami Rogowski.