Jak sporządzić umowę o wykonawstwo

Na co w niej zwrócić uwagę

Określenie rodzaju prawnego umowy. Ważne, by była to umowa o roboty budowlane lub o dzieło tj. o oznaczony efekt, a nie tylko - jak to ma miejsce w umowie zlecenia - o staranne działanie (które może nie dać tego efektu mimo należytej staranności).

Oznaczenie stron umowy i osób uprawnionych do ich reprezentacji. Należy żądać dostarczenia odpisu z rejestru handlowego, gdy chodzi o spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjne lub z ewidencji działalności gospodarczej, gdy chodzi o osoby fizyczne, prowadzące działalność jednoosobowo lub w tzw. spółce cywilnej. Uwaga: umowę w imieniu spółki cywilnej muszą podpisać wszyscy wspólnicy, chyba że wykazali, iż ustanowili pełnomocnika. Odpisy powinny być aktualne - w zasadzie nie starsze niż sprzed 3 miesięcy.

Ustalenie systemu realizacji robót. Czyli, czy wykonawca zrobi za nas wszystko, od dostarczenia projektu, pozwolenia na budowę, nadzoru autorskiego inwestorskiego, jak też poprzez znalezienie i zatrudnienie wykonawców, czy też będzie tylko wykonawcą wszystkich prac.

Określenie przedmiotu umowy, czyli, co i jak ma być zrobione. Najlepiej odnieść się do konkretnego projektu budowlanego, który powinien być traktowany jako załącznik do umowy. Należy wyraźnie określić te roboty, które nie są przewidziane projektem, określić standard wykonania i wykończenia, użytych materiałów, kolory.

Z czyich materiałów budujemy? Kupujemy je sami czy też wykonawca kupuje je sam i odpowiada za ich jakość i przydatność. Druga możliwość jest kosztowniejsza, bo wykonawca doliczy tzw. koszty zakupu, a potem od sumy materiałów, robocizny i sprzętu naliczy jeszcze dalszy odsetek różnych kosztów i zysku. W sumie materiały będą droższe. Trzeba jeszcze ustalić, kto tego wszystkiego upilnuje przed kradzieżą i uszkodzeniem.

Ustalenie terminów. Ważny jest nie tylko termin zakończenia robót, ale także ich rozpoczęcia. Najlepiej, gdy wykonanie to będzie potwierdzone wpisem do dziennika budowy.

Cena. Mogą być różne systemy określenia ceny: ryczałt, czyli cena niezmienna albo też cena kosztorysowa. W wypadku ryczałtu warto otrzymać kalkulację ceny, dać to specjaliście do sprawdzenia przed zawarciem umowy, a potem załączyć ją do umowy. W umowie ryczałtowej nie można zmienić ustalonej ceny za określone prace budowlane. W wypadku ceny kosztorysowej należy żądać przed zawarciem umowy sporządzenia kosztorysu inwestorskiego opartego o projekt i przewidywanie rodzaju i zakresu robót, a następnie kosztorysu powykonawczego.

Sposób płacenia. Nigdy z góry. Płatności ratalne za wykonane konkretne etapy robót, z zostawieniem do końcowego odbioru znaczącej kwoty to dobry bodziec ku pomyślnemu zakończeniu budowy. No i zawsze po dokonaniu odbioru bezusterkowo wykonanych robót, i zawsze za pisemnym pokwitowaniem. Nie płacimy też jakimś przypadkowym osobom - tylko temu, kto jest wykonawcą lub ma prawo go reprezentować.

Odbiory. Przestrzegamy przed odbieraniem mimo usterek. Potem ich usuwanie się ciągnie, a wykonawca wtedy ciągnie też i pieniądze. Należy dokładnie ustalić spis usterek, terminy ich usunięcia i termin kolejnego odbioru - pisemnego. I warto, by wystawianie faktur (rachunków) było powiązane z uprzednimi protokołami odbioru, a nie z datami w kalendarzu - czyli w rachunku ma być określony zakres robót, za który wykonawca chce wynagrodzenie.

Zasady odpowiedzialności. Jeśli nic o tym nie napiszemy w umowie, obowiązywać będą tzw. zasady ogólne określone w Kodeksie cywilnym, czyli konieczność udowodnienia niewykonania lub nienależytego wykonania umowy oraz szkody będącej normalnym następstwem tego niewykonania. Ale możemy umówić się o kary umowne - zwłaszcza na wypadek niedotrzymania terminów, stwierdzenia wad lub odstąpienia od umowy z winy drugiej strony umowy. Kara jest umowna więc trzeba się o nią umówić, określić wypadki, w których będzie płacona oraz stawki kar.

Rękojmia i gwarancja. To dwa systemy odpowiedzialności za wady. O ile w umowie nie ma nic na ten temat, obowiązuje roczna rękojmia, licząc od daty odbioru robót, a w odniesieniu do wykonania całego budynku okres jej wynosi 3 lata. Warunki tej rękojmi określone w Kodeksie cywilnym. Umowa może np. ten okres przedłużyć. Umownie możemy też dodać jeszcze gwarancję, tj. zapewnienie wykonawcy co do jakości wykonanych robót i ich niewadliwości. Gdy nie napiszemy, jak ta gwarancje będzie konkretnie realizowana, automatycznie w tej sprawie stosować się będzie unormowania zawarte w Kodeksie cywilnym.

Możliwość wyegzekwowania odpowiedzialności. Są tu dwa etapy, odpowiednie do pojęć teorii i praktyki. Trzeba sobie zdawać sprawę, że wygrać proces to jedno, a wykonać wyrok, to drugie. Za obie rzeczy trzeba zapłacić z góry i na ogół to długo trwa. Dlatego warto dążyć do wybierania wykonawcy, który jest ubezpieczony od swej odpowiedzialności cywilnej. Potrzebne w takiej sytuacji nam będzie ksero polisy z określeniem zakresu ubezpieczenia.

Podpisy pod umową. Są one dowodem jej zawarcia. Najlepiej, gdy składane są w naszej obecności, po wylegitymowaniu się osób nam nieznanych, chyba że odbywa się to w oznaczonym wyraźnie oficjalnym lokalu firmy. Należy zwrócić uwagę, by umowę podpisały wszystkie osoby wymienione na początku umowy jako reprezentanci stron.

W wypadku zmiany umowy, np. przy rozszerzeniu zakresu robót, zmianie ceny, terminów lub innych istotnych warunków umowy wszystko trzeba spisać na papierze wskazując, że dotyczy to zmian w konkretnych paragrafie umowy i że brzmienie tego paragrafu zmienia się. Taki aneks do umowy musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji każdej ze stron; niekoniecznie muszą to być te same osoby, które podpisały umowę. Jeżeli nie wprowadzimy do umowy paragrafu o tym, że obowiązują tylko zmiany umowy dokonane na piśmie, pod rygorem nieważności - to wywoła to nieporozumienia.