Koneckie starostwo z certyfikatem jakości usług

Jak informuje starosta konecki Andrzej Lenart, urząd rozpoczął wdrażanie systemu zarządzania jakością ISO 9001:2009 przed rokiem. - Przystąpiliśmy do projektu "ISO dla Obszarów Metropolitalnych" - mówi starosta. - To projekt Związku Powiatów Polskich finansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Jego wartość to 230 tysięcy złotych. Mimo iż na razie posiadanie takiego certyfikatu nie jest konieczne, postanowiliśmy podjąć wyzwanie przede wszystkim dlatego, by podnieść jakość naszych usług, a także dlatego, że z naszej kasy nie musieliśmy na to wydać ani grosza.

Przez rok urzędnicy ze starostwa uczestniczyli w szkoleniach i wdrażali procedury, z którymi zapoznawała ich pełnomocnik zarządu powiatu do spraw zarządzania jakością Agnieszka Gwardecka. Wypełniali ankiety, zapoznawali się z ankietami klientów korzystających z pomocy poszczególnych wydziałów urzędu. - Nie wszystkim się to podobało - kontynuuje starosta Lenart. - Szczególnie na początku niektórzy nie bardzo rozumieli, po co ta dodatkowa praca.

Po co dodatkowa praca? - Przede wszystkim po to, by urząd stanowił spójną, dobrze działającą całość - dodaje sekretarz powiatu Roman Struzik. - Chodzi o to, by klient przychodzący do nas był faktycznie profesjonalnie obsłużony, nawet jeśli jego sprawa nie może być pozytywnie załatwiona. To także działanie w celu najlepszej współpracy pomiędzy poszczególnymi działami.

Roczna realizacja projektu pokazała, że nie wszystkie ogniwa starostwa pracują równie dobrze i efektywnie. - Poznaliśmy nasze mocne, ale i słabe punkty - kontynuują przedstawiciele starostwa. - Dzięki projektowi wiemy, co poprawić i na co zwrócić szczególną uwagę.

Starosta nie chciał jednak zdradzić, które z wydziałów wypadły w badaniach najgorzej. - To będziemy mogli stwierdzić dopiero po otrzymaniu od audytorów szczegółowego raportu, co nastąpi mniej więcej za miesiąc - informuje Andrzej Lenart. - Mogę tylko powiedzieć, że wysoko zostały ocenione nasze warunki lokalowe, zarówno pod względem komfortu pracy urzędników jak i przybywających do nas klientów.

Szef powiatu dodaje, że jednym z pomysłów na poprawę jakości usług jest przekształcenie punktu obsługi klienta w biuro obsługi klienta, gdzie przychodzące do starostwa osoby będą mogły pozostawić swe dokumenty u reprezentantów poszczególnych wydziałów, bez konieczności wędrówki po urzędzie. - No i najważniejsze, by wszyscy pracownicy nabrali przekonania, że każde stanowisko jest ważne i od każdego zależy nasz wizerunek - kończy starosta.