ZUS ostrzega: bez tych dokumentów otrzymasz niższą emeryturę. Chodzi o konkretne osoby. Sprawdź, co zrobić

Poszukiwania trzeba zacząć od własnego miejsca zatrudnienia. Jeśli zakład pracy nadal istnieje – wtedy nie ma problemu. – Były pracodawca powinien wystawić byłemu pracownikowi zaświadczenie o zatrudnieniu oraz o osiąganych zarobkach – wyjaśnia Zakład w przesłanym komunikacie i dodaje, że kłopot pojawia się w momencie, kiedy „firma, w której pracowaliśmy, zniknęła z rynku".

– Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały najczęściej swoich następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć archiwalne dokumenty – podpowiada Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Jak wyjaśnia rzeczniczka, mogą to być np. spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

– Jeśli zakład pracy już nie istnieje to na podstawie pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Kowalska-Matis.

W lepszej sytuacji są osoby, które pracowały w małych zakładach zatrudniających do 20 osób. Taki pracodawca miał obowiązek zgłaszania pracowników w ZUS z imienia i nazwiska, czyli w imiennych deklaracjach rozliczeniowych. Wtedy, jak tłumaczy, wystarczy podać dokładny adres tego pracodawcy, imię i nazwisko właściciela firmy, numer konta płatnika składek (NKP). Wówczas, nawet jeśli zakład pracy nie istnieje, ZUS potwierdzi okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia.

Rzecznika przyznaje, że inaczej było w dużych przedsiębiorstwach – w których „składki były odprowadzane bezimiennie, za wszystkich pracowników łącznie". Oznacza to, że ZUS nie ma możliwości potwierdzenia wysokości wynagrodzenia i zatrudnienia. – Dlatego z zakładów pracy zatrudniających powyżej 20 osób świadectwa pracy i dokumenty o wynagrodzeniu są konieczne – podkreślono w komunikacie.

– Wyjaśniam od razu, że braki w dokumentach nie oznaczają, że nie można złożyć wniosku o emeryturę. Można to zrobić a odnalezione dokumenty dostarczyć do ZUS. Wtedy kwota emerytura zostanie ponownie naliczona już z uwzględnieniem nowych zaświadczeń – tłumaczy Kowalska-Matis.

Jak wyjaśnia ZUS, jeśli zakładu już nie ma i nie ma też następcy prawnego takiego przedsiębiorstwa, to w takim przypadku, informacji trzeba szukać w bazie zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, którą ZUS prowadzi na stronie internetowej.

– Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy – wskazano.

W komunikacie wyjaśniono, że jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Znajdują się tam również dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów, a katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Jest on dostępny dla klientów ZUS na tej stronie internetowej.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą.

– Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej. Tam też znajdziemy bazę instytucji przechowujących dokumentację. Dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie – wyjaśniono.